Ob Hochzeit oder Junggesellenabschied – die Organisation muss stimmen
März 22, 2016 | in: Blog

Hochzeitsplaner & Junggesellenabschied-Planer: Alles für den perfekten Tag

Wenn schon mancher Trauzeuge beim Gedanken daran stöhnt, wie viel Arbeit die Organisation des Junggesellenabschieds mit sich bringt, was soll dann erst das Brautpaar sagen? Es muss eine ganze Hochzeit planen – und das kann gut und gerne ein ganzes Jahr in Anspruch nehmen. Glücklich kann sich daher schätzen, wer in dieser Zeit einen professionellen Helfer an seiner Seite weiß.

Hochzeitsplaner bieten ihre Dienste an, damit am schönsten Tag im Leben eines Paares alles glatt läuft – sie sind damit das Äquivalent zu uns, zum Junggesellenabschied-Planer, der dem Trauzeugen bei der Organisation des zweitschönsten Tages von Braut und Bräutigam unter die Arme greift. Dass es gute Gründe gibt, bei der Hochzeit wie auch beim JGA einen Profi ranzulassen, zeigt unser Faktencheck.

Fakt 1: Ein Planer verfügt über Erfahrung und gute Kontakte

Während eine Hochzeit für das Brautpaar eine Premiere ist, hat ein Hochzeitsplaner schon viele schönste Tage organisiert. Von dieser Erfahrung profitiert das Paar. Zwar gibt es Hochzeitsmessen, auf denen sich Anbieter für alles tummeln, was eine Hochzeit schöner macht. Doch kehrt manches Paar von derartigen Veranstaltungen mit mehr Fragen als Antworten zurück.

„Vor lauter Bäumen sehen sie dann den Wald nicht mehr. Sie haben 1000 Visitenkarten und wissen gar nicht, was sie damit machen sollen”, sagt Marco Fuß, der seit sechs Jahren als Hochzeitsplaner arbeitet und in Berlin die Agentur IhrHochzeitsplaner.Berlin führt.

So wird's auch für den Bräutigam entspannt

Der Profi bringt dann Ordnung in das Überangebot – oder lässt es gar nicht erst so weit kommen. Er hat gute Kontakte zu Caterern, Konditoren, Videofilmern und Künstlern und schlägt konkrete Partner vor, mit denen er bisher gute Erfahrungen gemacht hat. Fuß schaue zum Beispiel, welche seiner Fotografen menschlich am besten zum jeweiligen Paar passen könnten, und unterbreitet dann eine gezielte Auswahl.

Ein weiterer Pluspunkt, der für einen Hochzeitsplaner spricht: Er kann Kontakt zu Partnern herstellen, die ein Paar selbst wahrscheinlich nie getroffen hätte. Exquisite Orte, der besondere Caterer, eine ausgefallene Limousine – um das zu finden, bedarf es einiger Jahre Erfahrung, weiß Friederike Mauritz, Inhaberin der Frankfurter Hochzeitsagentur Celebrations und zugleich erste Vorsitzende des Bundes deutscher Hochzeitsplaner e. V. Als sie mit ihrer Agentur vor 17 Jahren gestartet ist, habe sie rund 60 Veranstaltungsorte im Portfolio gehabt. „Inzwischen haben wir über 800 Locations im Radius von ca. 100 Kilometern um Frankfurt im Repertoire, wovon wir mit vielen schon zusammengearbeitet haben.”

Wenngleich die Organisation eines Junggesellenabschieds weit weniger komplex ist als das Auf-die-Beine-Stellen einer Hochzeit, lässt sich doch das Eine oder Andere auch auf diesen besonderen Tag übertragen. Soll dieser nämlich mehr bereithalten als nur eine Tour durch die Stadt, einige Runden Gokart und schließlich den obligatorischen Kneipenbesuch, ist die Mithilfe von Profis angeraten. Und erst recht, wenn im Ausland gefeiert werden soll.

Trauzeugen sind bei JGA-Planern in guten Händen

Wir haben daher aktuell zum Beispiel mehr als 500 Aktivitäten in 16 europäischen Städten im Angebot – neben beliebten Beschäftigungen wie Paintball in Prag oder einem Besuch am Schießstand etwa auch exklusive Angebote wie Segeltörns auf Mallorca oder einen Flug im Militärjet, die der Trauzeuge allein wohl eher nicht würde organisieren können. 

Fakt 2: Ein Hochzeits- oder JGA-Planer schenkt vor allem eines – Zeit

Der größte Knackpunkt für die Hochzeitsplanung ist der Faktor Zeit. „Die meisten Brautpaare, die einen Hochzeitsplaner buchen, sind beruflich und/oder privat so eingespannt, dass ihnen nur wenig Zeit für die Hochzeitsplanung bleibt”, sagt Friederike Mauritz von Celebrations. Denn selbst ein erfahrerener Planer komme schnell auf 50 Stunden, die er investiert.

„Oftmals sind es 100 oder sogar 200 Stunden Arbeit, wenn die Hochzeit sehr aufwendig ist”, sagt Mauritz. Der Hochzeitsplaner nehme dem Paar daher sehr viel Arbeit ab und schaffe Freiräume für andere Dinge. „Je größer eine Hochzeit dabei ist, desto mehr macht es sich bezahlt, einen Hochzeitsplaner einzubeziehen”, sagt der Berliner Agenturchef Marco Fuß.

Während seiner Meinung nach kleinere Feiern mit 40 bis 50 Gästen durchaus auch ohne Hilfe von außen zu stemmen seien, würden Hochzeiten mit 100 oder 150 Leuten dann doch schnell unübersichtlich.

So können sich Männer zurücklehnen

Eine ähnliche Rechnung lässt sich auch für den Junggesellenabschied aufmachen. Je mehr Leute daran teilnehmen sollen und desto ausgefallener er sein soll, desto mehr Zeit bedarf es bei der Planung. Nicht nur, dass es schwieriger ist, mit größeren Gruppen in Restaurants oder Clubs zu gelangen, weshalb die Suche nach geeigneten Locations länger dauert. Auch wird die Gesamtorganisation komplexer und sollte lieber in Expertenhände gegeben werden, damit am Tag X dann auch wirklich alles reibungslos klappt.

Unsere Reiseberater kümmern sich daher von Anfang an um den perfekten Ablauf – und ihr könnt euch einfach entspannt zurück lehnen.

Fakt 3: Mit einem Planer gibt es finanziell keine bösen Überraschungen

Dass eine Hochzeit alles andere als billig ist, hat sich inzwischen herumgesprochen. Die am häufigsten bemühte Vergleichsgröße für die Kosten ist jene des Preises für ein Auto – wobei je nach Wünschen und Ansprüchen vom Kleinwagen bis zum sportlichen Flitzer alles möglich ist.

Heike Klewer, Inhaberin der österreichischen Hochzeitsagentur Alpenhochzeit, wirbt dabei unter ihren Kollegen dafür, gegenüber den Kunden kein Blatt vor den Mund zu nehmen: „Ein guter Planer legt im Angebot eine Kalkulation der Kosten vor, die dem Brautpaar nach dessen Wünschen entstehen werden und sagt auch „Nein“ zu Planungen, die an die Machbarkeitsgrenze stoßen – also etwa zu Hochzeiten für 100 Personen mit einem Budget von 7000 Euro”.

Realistischer ist es, von vornherein darüber aufzuklären, dass selbst eine kleinere Hochzeit kaum unter 10.000 Euro zu haben sein wird. „Meine Hochzeiten fangen schon eher bei 15.000 bis 20.000 Euro an – da reden wir dann von 50 bis 70 Gästen”, sagt der Berliner Hochzeitsplaner Marco Fuß. „Wenn es größer wird, kommen auch schnell 35.000 Euro zusammen.”

Friederike Mauritz von Celebrations legt ihren Kunden von Anfang an eine genaue Budgetplanung vor und aktualisiert diese auch regelmäßig. So will sie verhindern, dass ihren Paaren das widerfährt, was vielen Paaren passiert: „Sie unterschätzen die Kosten der Hochzeit, weil sie viele Positionen falsch einschätzen bzw. gar nicht von Anfang an mit einkalkulieren.”

Ähnliches beobachten auch JGA-Agenturen wie wir, die sich auf die – im Vergleich zu einer Hochzeit – deutlich günstigeren Junggesellenabschiede spezialisiert haben. Obwohl da der Kostenrahmen selbst bei originelleren Events und typischen Gruppengrößen von 10 bis 15 Teilnehmern im unteren vierstelligen Bereich bleibt, kann es zu unangenehmen Überraschungen kommen, wenn die Endabrechnung präsentiert wird.

Wir helfen euch daher von Beginn an bei einer realistischen Kalkulation und sorgen so für eine entspannte Planung innerhalb der JGA-Gruppe.

Daumen hoch für die perfekte Organisation

Dass sich die höheren Kosten für Hochzeit oder Junggesellenabschied, die ein professioneller Planer mit sich bringt, sehr schnell rentieren, liegt dabei auf der Hand. Allein schon durch seine Verhandlungsmacht mit Partnern und seine Erfahrung, die davor schützt, auf schwarze Schafe der Branche hereinzufallen oder Geld für Dinge auszugeben, die man gar nicht braucht, macht er sich schnell bezahlt.

Rund 15 bis 20 Prozent der Gesamtkosten für die Hochzeit entfallen dabei laut Alpenhochzeit-Chefin Heike Klewer auf die Planung, der Stundensatz liegt laut Friederike Mauritz vom Bund deutscher Hochzeitsplaner bei einer prozentualen oder pauschalen Abrechnung manchmal unterhalb dessen eines Handwerkers.

Fakt 4: Der Planer hält dem Paar beim Event den Rücken frei

Wer als Gast schon einmal auf einer Hochzeit war, wird mitbekommen haben, dass die Feier für das Brautpaar schnell in Stress ausarten kann. Nicht nur, dass jeder Gast ein paar Worte mit Braut und Bräutigam wechseln will – auch gibt es immer wieder Organisatorisches zu klären. Um diesem Stress zu entgehen und die eigene Feier genießen zu können, bietet es sich an, einen Teil der Aufgaben auszulagern.

Vor Ort hält dann der Hochzeitsplaner als Verantwortlicher die Fäden in der Hand. „Er hält dem Brautpaar den Rücken frei, kümmert sich um Probleme vor Ort und unterstützt auch die Gäste”, erklärt Friederike Mauritz vom Bund deutscher Hochzeitsplaner. Der Profi kennt den genauen Programmablauf und achtet darauf, dass alles den vorab besprochenen Gang geht.

Der Hochzeitsplaner sorgt dafür, dass das Chaos ausbleibt

Wir Junggesellenabschieds-Planer übernehmen beim JGA einen ähnlichen Part. Auch bei uns endet der Service nicht damit, alles vorab zu organisieren. In den meisten Fällen ist am Tag selbst auch ein Guide vor Ort mit dabei, der sich in der jeweiligen Stadt auskennt und dafür Sorge trägt, dass ihr rechtzeitig und ohne Pannen zu den gebuchten Aktivitäten gelangt.

„Meine Aufgabe ist es, die Kunden zu ihrem Ziel zu bringen und dafür zu sorgen, dass sie das bekommen, wofür sie bezahlt haben”, sagt unsere Superheldin Keni, die seit vier Jahren in Budapest Junggesellenabschiede als Guide betreut. 

Beim Junggesellenabschied wie bei der Hochzeit gilt dabei die gleiche Devise, die Marco Fuß von IhrHochzeitsplaner.Berlin treffend formuliert: „Es gibt keinen zweiten Versuch”. Alles muss beim ersten Mal perfekt klappen. Professionelle Planer tragen dafür Sorge.


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